Logic vorbind, pașii urmați până acum în creionarea planului de comunicare acum sunt destul de simplu de explicat. Identifici acele aspecte care trebuie comunicate în interiorul organizației, apoi identifici audiențele potrivite pentru fiecare comunicare, construiești mesaje specializate, comunici și monitorizezi constant lucrurile.

Am discutat până acum de primii doi pași, cel în care identifici problemele de comunicat și cel în care definești audiența, iar în lecția prezentă a venit rândul să discutăm despre modul în care definim mesajele potrivite pentru fiecare tip de audiență.

Prin „mesaj” se înțelege conținutul în sine care trebuie comunicat, dar și modul în care este ambalat acest conținut. Prima parte este extrem de largă, la nivel de concept, așa că nu o să o dezvoltăm foarte mult. Conținutul pe care îl comunici are foarte mare legătură cu nevoile tale punctuale de comunicare: plan de afaceri, oferta comercială, comunicat în cazul momentelor de criză, memo intern pentru membrii echipei etc. Aici, tu știi ce vrei să comunici.

Cealalată parte, însă, a formei și ambalării mesajelor care urmează a fi comunicate, este extrem de importantă. Dincolo de conținutul în sine pe care îl construiești după nevoile tale specifice, forma în care îl comunici s-ar putea dovedi extrem de importantă, poate chiar mai importantă decât conținutul.

Lucruri ce trebuie avute în vedere atunci când concepi mesaje de comunicare:

::: Adaptează mesajul la platforma de comunicare pe care o vei folosi

În lecția următoare, vom detalia ideea de instrument care va fi folosit în comunicare și o să vezi de ce e atât de important acest aspect. Am văzut multe companii care au ales să comunice extrem de creativ anumite mesaje care, în alte companii, erau extrem de plicticoase.

Spre exemplu, trebuie să anunți oamenii din companie că în holul companiei există supraveghere video. Poți alege să faci acest lucru montând pe perete o iconiță care a devenit simbolul acestor anunțuri, alături de o informare pe email cu privire la această supraveghere video. Suplimentar, însă, ai putea face un alt lucru pe care l-am văzut realizat la o agenție de publicitate. Ei puseseră pe pereți tablouri cu conversațîi ce aduceau a Wattsapp, în care, folosindu-se limbajul specific tinerilor care lucrau în agenție, se povestea faptul că supravegherea video e utilă pentru securitatea spațiului și că e limitată la anumite spații etc. Acel tablou e tot o formă de comunicare și trebuie inclus în strategia ta de comunicare.

::: Adaptează mesajul la audiența pe care o vei ținti

Exprimarea colocvială se potrivește audiențelor care îți permit acest lucru, în timp ce exprimarea formală e necesară în situația în care te adresezi oamenilor ce își doresc o comunicare formală. Eu unul sunt adeptul exprimării colocviale în tot ce ține de comunicarea internă dintr-o companie, dar atunci când comunici în exterior, clienții s-ar putea să nu se bucure că ii abordezi cu “tu” și le vorbeșți la persoana a doua, spre exemplu.

În plus, e posibil ca în unele cazuri să ai nevoie să comunici mesaje tehnice (planul de afaceri, defalcat pe departamente, pentru ca oamenii să înțeleagă direcția în care va îndreptați), iar în altele să comunici mesaje simpliste, folosind un limbaj ușor de înțeles de un nespecialist.

::: Scrie corect

Formatează corect. E genul de idee care uneori se subînțelege, dar sunt multe situațiile în care e trecută cu vederea. Dacă vrei să te recunoască cineva drept comunicator bun, e vital să furnizezi texte corect scrise din toate punctele de vedere.

În primul rând, încearcă să construieșți mesaje care au un început, o detaliere și un final. Dacă e cazul, punctează acțiunile pe care ai vrea ca oamenii ce ascultă acest mesaj să le facă. Oamenii care citesc aceste mesaje trebuie să se poată concentra asupra lor până la final. Chiar dacă, uneori, acele documente trebuie citite orice ar fi (vezi informările cu privire la diverse lucruri care se întâmplă în companie, despre care membrii echipei ar trebui să știe), asta nu înseamnă că nu se poate ușura munca unui cititor prin scrierea unui text ușor de parcurs.

De fapt, eu cred că, într-o organizație modernă, comunicarea este cel mai important factor care poate contribui la ridicarea productivității activității. Dacă nu comunică bine, organizația nu va putea scala niciodată activitatea la alte niveluri. În schimb, o organizație care comunică bine poate beneficia de ajutorul întregii echipe, din moment ce oamenii înțeleg cu toții pentru ce lucrează și care e motivul principal pentru care vin la birou în fiecare zi.

::: Apoi, dincolo de redactarea textului într-un stil accesibil, îngrijește-te de formatarea lui:

• Nu folosi fonturi ciudate. Încearcă să scrii folosind fonturi specializate pentru mediul în care se va trimite mesajul. Am văzut oameni care insistă să scrie cu fonturi cursive, care aduc a scriere de mâna. Un astfel de text, în anumite situații, e imposibil de citit.
• Nu folosi zeci de culori diferite în scrierea textelor. Până la urmă, ideea majoră e să transmiți esența textului, nu esența curcubeului.
• Nu folosi mai multe fonturi într-un singur text. Da, un mare expert poate face asta, să “asortezi” fonturile e ca și cum ai asorta culori, însă e greu de crezut că altcineva poate nimeri asortarea din prima. Mai bine nu.
• Încearcă să spațiezi textul, folosind enumerările și listele (bulleted lists / numbered lists). O să puncteze mai ușor ce e de spus, iar oamenii vor putea citi mult mai aplicat.
• Încearcă să foloseșți un font cât mai apropiat ca dimensiune de 12 - 14 - 16 în formatări, care pare a fi acea dimensiune la care oamenii pot citi confortabil. Dacă foloseșți fonturi mai mici, atunci ai șanse ca nimeni să nu-ți poată urmări textul. La fel, fonturile foarte mari sunt enervante și ele.
• Folosește imagini, acolo unde acest lucru este posibil, pentru că ele o să transmită mult mai mult decât paragrafe întregi de text.

Dincolo de orice, însă, scrie ca și cum ai vrea să citească cineva acel text. E cel mai important sfat pe care ți-l pot da.

În lecția următoare vom vorbi despre instrumentele pe care le poți utiliza pentru a disemina textele create de tine în cadrul procesului de comunicare.